ОТНОСНО: прилагане на Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г. на МФ за регистриране и отчитане чрез фискални устройства /ФУ/ на продажбите в търговски обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изискванията към лицата, извършващи продажби чрез електронен магазин /Наредба № Н-18/2006г./
Във връзка с постъпило запитване с вх. № ……при Дирекция „Обжалване и данъчно-осигурителна практика“ ……, е изложена следната фактическа обстановка:
Дружество е с основна дейност – покупко-продажба на дрехи-втора употреба. Към момента, продажбите се извършват на място – в магазин на дружеството. Същото използва социални мрежи като Фейсбук, за да рекламира стоките си. При постъпване на заявка от клиент, даденият артикул се изпраща чрез куриерска фирма. Дружеството възнамерява да организира продажбите си чрез онлайн магазин, като за целта са закупени два собствени домейна и предстои закупуване на хостинг и свързване към платформа. Уточнено е в запитването, че първоначално ще има разплащания в брой и чрез наложен платеж, като на по-късен етап ще се въвеждат и съвременни методи – чрез Paypal , банков превод, ePay.
В тази връзка са поставени следните въпроси:
1. Как следва да се третира дейността на дружеството до момента, в който същото осъществява продажби през социалните мрежи, без да се използва собствен електронен магазин – като стандартна търговия на дребно или като онлайн търговия?
2. Какви са специфичните изисквания на НАП, които дружеството следва да спази, след като заработи със собствен онлайн магазин ?
– Необходимо ли е да има електронна връзка между ФУ, електронния магазин и НАП?
– На какви изисквания следва да отговаря бъдещ софтуер за управление на продажбите в търговски обект?
– Какви документи следва да се издават на клиентите?
– Кога би следвало да се издаде фискална касова бележка при плащане чрез наложен платеж?
– Какви документи следва да придружават продаден артикул до достигането му до крайният клиент?
– Какви са сроковете, които следва да се спазват?
– Колко време се пази цялостната информация и на какъв носител?
– Според GDPR дружеството е длъжно да изтрие всички лични данни за клиента от база данни при изрично волеизявление от негова страна, което според лицето е в противоречие с изискването за запазване на информация. Какво следва да се направи в този случай?
– Кога следва да се подаде нужната информация за електронния магазин – преди или след стартиране на онлайн магазина?
– Нужно ли е създаване на номенклатура и каква би следвало да бъде тя, при положение, че ще се продават дрехи втора употреба?
Предвид неизяснената фактическа обстановка и с оглед разпоредбите на Закона за данък върху добавената стойност /ЗДДС/ и Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г. на МФ за регистриране и отчитане чрез фискални устройства /ФУ/ на продажбите в търговски обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изискванията към лицата, извършващи продажби чрез електронен магазин /Наредба № Н-18/2006г./, изразявам следното принципно становище:
Редът и начинът за издаване на фискални касови бележки и за установяване на дистанционна връзка с НАП са определени с Наредба № Н-18/2006г.
В чл. 3, ал. 1 от Наредба № Н-18/2006г. е указано, че всяко лице е длъжно да регистрира и отчита извършваните от него продажби на стоки или услуги във или от търговски обект чрез издаване на фискална касова бележка от ФУ или касова бележка от ИАСУТД, освен когато плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи, или чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.
По силата на чл. 25, ал. 1, т. 1 от Наредба Н-18/2006 г. на МФ, независимо от документирането с първичен счетоводен документ, задължително следва да се издава фискална касова бележка за всяка продажба на лицата по чл. 3, ал. 1 – за всяко плащане, с изключение на случаите, когато плащането се извършва чрез кредитен превод, директен дебит или чрез наличен паричен превод или пощенски паричен превод по чл. 3, ал. 1.
По смисъла на § 1, т. 12 от Закона за пощенските услуги /ЗПУ/, „наложен платеж“ е пощенска услуга, при която пощенската пратка се доставя на получателя срещу заплащане на определена от подателя сума. Доставчикът на стоката я предава на куриера, който от своя страна я доставя на получателя, срещу заплащане на определена от подателя сума /стойността на стоката с или без таксата за услугата наложен платеж, в зависимост от договореното между страните по доставката/. Куриерът събира определената от подателя сума и след това, в зависимост от договореностите им, му я превежда по банков път или му я изплаща в брой. Начинът, по който куриерът превежда сумата на подателя, няма нищо общо с начина, по който се заплаща за стоката от получателя й, и който начин на плащане всъщност е определящ при съобразяване на изискванията на законодателството за издаване на фискална касова бележка.
В така описания случай, извършваната от дружеството основна дейност е съотносима с дадената в § 1, т. 1 от ДР на Наредба № Н-18 на МФ от 13.12.2006г. дефиниция за „разносна търговия“, състояща се в продажба на стоки или услуги извън търговския обект по предварителна заявка. По реда на чл. 25, ал. 2 от Наредба № Н-18 /2006 г. при разносна търговия, фискалната бележка се издава от търговеца при окомплектовката на заявката и се предава на разносвача, който от своя страна следва да я предаде на купувача при плащането.
В случай обаче, че куриерът е същевременно лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по замисъла на ЗПУ и още преди предаването на стоката на куриера е договорено между доставчика и куриера, че определената от подателя сума по наложения платеж /стойността на стоката/ ще бъде заплатена на доставчика от получателя на стоката чрез пощенски паричен превод, не е необходимо издаването на фискална касова бележка от доставчика при предаването на стоката на куриера.
„Пощенски парични преводи” са пощенски услуги за изпращане на хартиен носител чрез пощенските служби на пощенски оператор, лицензиран за извършване на услуги по чл. 39, т. 3 от ЗПУ, на суми от подателя до получателя / т. 9 от § 1 от ДР на ЗПУ/.
Проверката дали куриерът е и лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на ЗПУ следва да се прави в публичния регистър, воден на основание чл. 50, ал. 3 от ЗПУ от Комисията за регулиране на съобщенията, който е публикуван на интернет сайта на същата. Такива куриери са например: „Български пощи“ АД, „Еконт Експрес“ ООД, „МИБМ Експрес“ ООД , „Спиди“ АД и др.
Предвид гореизложената нормативна уредба и при положение, че плащанията от клиентите на лицето ще се извършват само и единствено чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски паричен преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги, не е налице задължение за въвеждане в експлоатация на фискално устройство и отчитане на извършваните от Вас продажби чрез издаване на фискални касови бележки по реда определен в Наредба Н-18/2006 г. на МФ.
Съгласно § 1, т. 87 от Допълнителните разпоредби /ДР/ на ЗДДС „електронен магазин“ е интернет-сайт, чрез който се извършва продажба на стоки/услуги чрез сключване на договор от разстояние по чл. 45 от Закона за защита на потребителите и който има вградена функционалност за избор, включване и изключване на стоки/услуги в потребителска кошница, за въвеждане на информация за купувача, адреса на доставката и за избор на метод на плащане.
От изложеното в запитването става ясно, че дружеството е закупило два собствени домейна и предстои закупуването на хостинг и свързване към платформа. В този случай, ако същите отговарят на определението за „електронен магазин“, съдържащо се в § 1, т. 87 от ДР на ЗДДС, за дружеството ще е налице задължение за подаване на информацията по чл. 52м, ал. 1 от Наредба № Н-18/2006г. за всеки домейн отделно.
Съгласно чл. 52м, ал. 1 от Наредба № Н-18/2006г., лице по чл. 3, което извършва продажба на стоки или услуги чрез електронен магазин, независимо дали използва собствен домейн, нает домейн или домейн на друго лице, предоставящо платформа за извършване на продажби в интернет, преди започване на дейност по продажби на стоки/услуги чрез електронен магазин подава информация по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет страницата на НАП, съгласно Приложение № 33.
В посоченото Приложение № 33 на Наредба № Н-18/20006г. изчерпателно е посочена информацията, която следва да подадат лицата, извършващи продажби на стоки/услуги чрез електронен магазин. В т. 5 от същото е предвидено да се посочи вида на продаваните стоки/услуги – по номенклатура. В самото Приложение № 33 са предоставени 14 примерни категории, като е възможно да се посочи и „други“, в случай, че предлаганите от дружеството стоки/услуги не попадат сред изброените.
Лице, което извършва продажби чрез електронен магазин, но не приема плащания, за които е налице задължение за издаване на фискален бон /например: банкови парични преводи и пощенски парични преводи/, не попада в обхвата на задължените по чл. 3 лица, съответно за него не е налице задължение по чл. 52м за подаване на информацията, посочена в Приложение № 33 на Наредба № Н-18/2006г.
В запитването е посочено, че към момента дружеството няма собствен домейн и предлага стоките си на социални мрежи като Фейсбук. Предвид неизяснената фактическа обстановка, следва да се отбележи, че само и единствено при използването на платформи за обява и реклама, за дружеството няма да е налице задължението по чл. 52м, ал. 1 от Наредба № Н-18/2006г.
Следва да се отбележи, че по желание на лицето, същото може да бъде включено в публичния електронен списък на електронните магазини, който НАП поддържа и е достъпен на интернет страницата на агенцията, след подаване на информацията, посочена в Приложение № 33 на Наредба № Н-18/2006г.
Видно от разпоредбата на чл. 52н от Наредба № Н-18/2006г., лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, са длъжни да съхраняват в сроковете по чл. 38, ал. 1 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс /ДОПК/ създаваната чрез софтуера на електронния магазин информация /текуща база данни и архивни копия на базата данни/ и при поискване от органите по приходите да осигурят достъп до нея с възможност за експорт и копиране на данни.
Съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК , счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд, в следните срокове:
1. ведомости за заплати – 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители – 5 години.
По отношениe на въпросът, касаещ задълженията според GDPR:
Националната агенция за приходите (НАП) има определени компетентности, които са регламентирани с разпоредбите на чл. 3, ал. 1, т. 1 от Закона за националната агенция за приходите (ЗНАП). Съгласно разпоредбите на ЗНАП, в компетентност на Изпълнителния директор на НАП е издаването на методологически указания и съответно разяснения по прилагането на данъчното и осигурителното законодателство.
В този смисъл, поставеният въпрос е извън компетентността на НАП.
По отношение на въпросите, касаещи изискванията към софтуерите за управление на продажбите в търговските обекти:
Легална дефиниция на понятието „софтуер за управление на продажби в търговски обект“ е дадена в разпоредбата на § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС: „Софтуер за управление на продажби в търговски обект“ е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.
Определение на понятието „управление на продажбите“ е дадено в § 1, т. 19 от ДР на Наредба №Н-18 от 2006 г. на МФ, а именно: „управление на продажбите“ чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.
Задължително изискване, заложено в горепосоченото определение, е съответният софтуер да се използва в търговски обект, в който се извършват продажби и е налице задължение за издаване на фискални касови бележки.
С оглед гореизложеното, на първо място, за да бъде определен използваният от дружеството софтуер като СУПТО, същият следва да е използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки/услуги в търговски обект, за който е налице задължение за издаване на фискален бон.
От изложеното в запитването не става ясно дали дружеството използва софтуер за управление на продажбите си, както и ако не използва, какъв възнамерява да закупи.
Следва да се отбележи, че ако използваният от дружеството софтуер обработва и съхранява в база данни въвежданата информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и отразява тяхното предоставяне/заплащане, както и ако същият има функционалност за издаване на фактури, които се отпечатват през него за направено плащане в брой или чрез наложен платеж чрез фискално устройство, то същият следва да се счита за СУПТО по смисъла на ДР на ЗДДС и Наредба № Н-18/2006г. и следва да отговаря на изискванията в Наредбата.
Поради липсата на конкретна информация за софтуера на онлайн магазина, становището е принципно, като следва да се имат предвид следните схеми за търговия с електронен магазин:
1. Търговец, извършва продажби чрез онлайн платформа:
1.1. Онлайн-платформата не притежава характеристиките на СУПТО:
Вариант 1: Електронният търговец /Е-търговец/ не използва СУПТО.
Търговецът извършва дейността си от обект, в който няма СУПТО. Продажбите чрез тази платформа се отчитат с издаване на фискална касова бележка /ФБ/ от ЕКАФП в обекта /ако видът плащане изисква издаване на ФБ/.
Вариант 2: Е-търговецът използва СУПТО:
Допуска се търговецът да импортира в СУПТО получаваните заявки за продажби, направени в онлайн-платформата. Прилагат се правилата за импорт в СУПТО от други източници, които не са СУПТО.
Допустимо е търговецът да въвежда ръчно в СУПТО получените от онлайн-платформата данни за продажби /например ако за тях се получават известия по имейл/.
1.2. Онлайн-платформата притежава характеристиките на СУПТО.
Вариант 1: Е-търговецът използва софтуера на онлайн-платформата за управление на продажбите си. Онлайн-платформата трябва да отговаря на всички изисквания за СУПТО съгласно Приложение № 29 от Наредба № Н-18/2006г.
Вариант 2: Е-търговецът не използва софтуера на онлайн-платформата за управление на продажбите. Управлението на продажбите се извършва чрез друг софтуер – СУПТО, за който е декларирано съответствие с изискванията на наредбата.
Изисквания:
1.Всички заявки за продажби (поръчки), направени чрез онлайн-платформата, се импортират чрез автоматизиран интерфейс в използвания СУПТО и се обработват в него.
В случай, че онлайн-платформата не предоставя възможност за автоматизиран интерфейс със СУПТО, се допуска импорт от файлове.
2. Е-търговецът е длъжен да предостави, при поискване от органи по приходите /ОП/, пълен достъп до профила си в онлайн-платформата.
3. При импорта, СУПТО осигурява зареждане в базата данни на всички заявки/поръчки от онлайн-платформата в пълен обем и с непроменено съдържание.
4. В момента на импорт, СУПТО генерира уникален номер на продажбата /УНП/ на всяка заявка/поръчка.
5. За всички импортирани заявки/поръчки се съхранява следната структурирана информация:
– Дата и време на импорт в СУПТО;
– Източник на импорта-наименование на онлайн-платформата, име/псевдоним/идентификатор на търговеца в платформата;
– Уникален номер на заявката/поръчката, присвоен в онлайн-платформата;
– Пълни данни за всяка импортирана заявка/поръчка;
6. За всички импортирани заявки/поръчки, софтуерът прави обвръзка между номерата им, присвоени в онлайн-платформата и генерираните за тях УНП.
2. Търговец извършва продажби в интернет чрез софтуер на електронен магазин:
2.1. Търговецът използва за електронния си магазин софтуер, производителят/разпространителят на който е декларирал съответствие с изискванията на Наредба № Н-118/2006г.
Софтуерът на електронния магазин отговаря на всички изисквания съгласно Приложение № 29 от Наредба № Н-18/2006г.
2.2.Софтуерът на електронния магазин е модул на СУПТО.
Производителят/разпространителят на СУПТО, включващ и модул „Е-магазин“, е декларирал съответствие с изискванията на Наредба № Н-18/2006г.
2.3.Търговецът използва за електронния си магазин софтуер, притежаващ характеристиките на СУПТО, за който не е декларирано съответствие с изискванията на Наредба № Н-18/2006г. /например: open-source платформа за електронен магазин/. Софтуерът се използва от търговеца за управление на неговите продажби. За да отговори на изискванията на Наредба № Н-18/2006г., софтуерът трябва да бъде надграден с допълнителна функционалност – чрез промяна/преработка на source-кода на софтуера и/или чрез разработено за целта разширение /plug-in/.
Декларация за съответствие с изискванията на Наредба № Н-18/2006г. по реда на чл. 52б от Наредба № Н-18/2006г. се подава:
– или от лицето, извършило промяна /преработка/ на source-кода на софтуера на електронния магазин;
– или от електронния търговец, който използва софтуера, надграден с plug-in. За целта електронният търговец трябва да се увери, че функционалността на софтуера на електронния магазин, разширена със съответния plug-in, отговаря на изискванията съгласно Приложение № 29 от Наредба № Н-18/2006г.
2.4.Търговецът използва за електронния си магазин софтуер, притежаващ характеристика на СУПТО, но управлява продажбите чрез друг СУПТО, за който е декларирано съответствие с изискванията на Наредбата.
Изисквания:
1. Всички заявки за продажби/поръчки, направени чрез електронния магазин, се импортират чрез автоматизиран интерфейс в използвания СУПТО и се обработват от него.
2. Е-търговецът е длъжен да предостави, при поискване от органи по приходите, пълен достъп до административната част на електронния магазин.
3. При импорта, СУПТО осигурява зареждане в базата данни на всички заявки от електронния магазин в пълен обем и с непроменено съдържание.
4. В момента на импорт, СУПТО генерира УНП на всяка поръчка.
5. За всички импортирани поръчки се съхранява следната структурирана информация:
– дата и време на импорт в СУПТО;
– източник на импорта /например: наименование не е-магазина, домейн и др./;
– уникален номер на поръчката, присвоен в електронния магазин;
– пълни данни за всяка импортирана поръчка.
6. За всички импортирани поръчки софтуерът прави обвръзка между номерата им, присвоени в софтуера на електронния магазин и генерираните за тях УНП.
Във връзка с извършваната от дружеството електронна търговия със стоки, следва да се съобразят и разпоредбите на Закона за данъка върху добавената стойност /ЗДДС/:
По отношение на документирането на продажбите следва да имате предвид, че на основание чл. 113, ал. 1 от ЗДДС, всяко данъчно задължено лице – доставчик, е длъжно да издаде фактура за извършената от него доставка на стока или услуга или при получаване на авансово плащане преди това освен в случаите, когато доставката се документира с протокол по чл. 117.
В ал. 3, т. 1 на чл. 113 от ЗДДС е посочено, че фактура може да не се издава за доставки, по които получателят е данъчно незадължено физическо лице.
Предвид ал. 6 на чл.113 от ЗДДС, когато издаването на фактура не е задължително, тя се издава по желание на доставчика или на получателя, като всяка страна е длъжна да окаже необходимото съдействие на другата страна за издаването.
Съгласно чл. 119, ал. 1 от ЗДДС, за доставките, за които издаването на фактура или протокол не е задължително, доставчикът – регистрирано по този закон лице, съставя отчет за извършените продажби, който съдържа обобщена информация за тези доставки за съответния данъчен период.