Относно: Данъчно третиране на счетоводни разходи във връзка с ползване на личен автомобил
В Дирекция ОДОП постъпи Ваше запитване с вх. № …./03.12.2015г., относно прилагането на разпоредби на данъчното законодателство.
Новосъздадено дружество ще извършва търговия и строителство на сгради. Във връзка с предстоящата дейност ще бъдат назначени работници на трудов договор. Тъй като на този етап дружеството няма възможност да закупи служебен автомобил за нуждите на предприятието ще се използва личния автомобил на представляващия дружеството, както и лични автомобили на някои от работниците.
Поставени са следните въпроси:
1.При използване на личния автомобил на собственика и управител на дружеството за служебни цели, различни от управленските:
-кои разходи се признават по ЗКПО за текущ разход на дружеството;
-в случай, че автомобилът се използва в рамките на населеното място, където е седалището на дружеството, признават ли се текущ разход;
-какви документи са необходими за признаване на разходите по личния автомобил, използван за служебни цели;
-дължи ли се за тези разходи данък върху разходите?
1.При използване на личния автомобил на собственика и управител на дружеството за управленски цели:
-кои разходи се признават по ЗКПО за текущ разход на дружеството;
-в случай, че автомобилът се използва в рамките на населеното място, където е седалището на дружеството, признават ли се текущ разход;
-какви документи са необходими за признаване на разходите по личния автомобил, използван за служебни цели;
-дължи ли се за тези разходи данък върху разходите?
2.При използване на личния автомобил на работник за служебни цели:
– кои разходи се признават по ЗКПО за текущ разход на дружеството;
-в случай, че автомобилът се използва в рамките на населеното място, където е седалището на дружеството, признават ли се текущ разход;
-какви документи са необходими за признаване на разходите по личния автомобил, използван за служебни цели;
-дължи ли се за тези разходи данък върху разходите?
След разглеждане на нормативната уредба, актуална към момента на поставяне на запитването и изложената фактическа обстановка, изразявам следното становище:
Закона за корпоративното подоходно облагане /ЗКПО/ не съдържа конкретен регламент относно правото за ползване на личен автомобил за нуждите на дейността на дадено предприятие. Нормите на ЗКПО определят кои счетоводни разходи и приходи се признават във връзка с извършваната дейност от предприятието. Признаването на счетоводни разходи за целите на данъчното облагане с корпоративен данък или облагането им с данък върху разходите се определя от това дали тези разходи се правят с оглед изпълнението на предмета на дейност на предприятието по занятие; доколко същите са свързани с управлението; документално обосновани ли са; каква е длъжността на лицето, което използва превозното средство; в какви договорни взаимоотношения се намира юридическото с физическите лица във връзка с използването на превозните средства и други в зависимост от спецификата на дейността.
Когато едно дружество желае да използва за дейността си лични превозни средства, които са собственост, както на собственика и управител, така и на работниците за данъчни цели, се признават само тези счетоводни разходи, които са свързани с транспорт, т.е. с придобиване и използване на гориво и смазочни материали, и то при определени условия.
За да бъдат признати разходите, свързани с експлоатацията на превозното средство, следва да бъде доказано реалното им използване за дейността на дружеството. Документирането и отчитането на експлоатационните разходи следва да се извършва при стриктно спазване на Закона за счетоводството /ЗСч/ и приложимия счетоводен стандарт /СС/ 2 „Отчитане на стоково-материалните запаси”.
Основен счетоводен принцип е документалната обоснованост на стопанските операции /чл. 4, ал. 3 от ЗСч/, който се обвързва с видовете документи, опосредстващи отчитането на експлоатационните разходи.
Съгласно чл. 10, ал. 1 от ЗКПО счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на ЗСч, отразяващ вярно стопанската операция. Законът изисква и наличие на фискална касова бележка от фискално устройство, /фискален бон/ или чрез издаване на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност /системен бон/ по ред, определен с наредба на министъра на финансите, освен когато заплащането се извършва по банков път или чрез прихващане. Липсата на фискална касова бележка от фискално устройство или на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност, когато е налице задължение за издаването им, е основание за непризнаване на счетоводен разход за данъчни цели /чл. 10, ал. 4 от ЗКПО/.
Наличието на първичен счетоводен документ е задължително условие за доказване покупката на горива и смазочни материали. При липсата на такъв документ за придобиване, на практика е невъзможно последващо доказване на изразходването /пътен лист или пътна книжка/, респективно – на отчитането и признаването на експлоатационни разходи.
Предвид горното се налага извод, че разходите за гориво на превозно средство не се регулират за данъчни цели, само ако са спазени изискванията на нормативните актове за документална обоснованост и пътуване във връзка с дейността /фактури, фискални бонове; пътни листове/пътна книжка; договори; други външни и вътрешни документи свързани с поставените задачи; отчети на изпълнението им и други съобразно дейността на дружеството/.
Следва да се има предвид, че ако се установи нарушение на горецитираните изисквания, то с отчетените разходи ще се увеличи финансовия резултат при данъчното му преобразуване на основание чл. 26, т. 2 от ЗКПО – разходи, които не са документално обосновани по смисъла на този закон и/или чл. 26, т. 1 от закона – разходи, несвързани с дейността, ако работникът или служителят не може да докаже, че пътуването е във връзка с дейността и/или чл. 26, т. 11 от закона – разходи, които представляват скрито разпределение на печалбата, когато собственикът/управител не може да докаже, че разходите са необходими и свързани с дейността.
По отношение на разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация /определение – §1, т. 39 от допълнителните /ДР/ на ЗКПО/, следва да се има предвид, че когато дружеството ползва личен автомобил /на работник или служител или собственик/, разходите за поддръжка и ремонт /с изключение на дребните поправки, отнасящи се до повреди, които се дължат на обикновено потребление, визирани в чл. 231 от Закона за задълженията и договорите/ не са данъчно признати като присъщи за дейността. При включване на такива в счетоводния финансов резултат се извършва увеличение по реда на чл. 26, т. 1 и/или чл. 26, т. 11 от ЗКПО.
При установяване на скрито разпределение на печалбата е необходимо да се съобразят изискванията на § 5, т. 1 от ДР и чл. 267 от административнонаказателните разпоредби на ЗКПО
Предвид гореизложеното за дружеството, не съществува нормативно ограничение да ползва под наем превозно средство /собственост на собственик или работник или служител/ съобразно нуждите на извършваната дейност, при спазване на посочените нормативни разпоредби.
По отношение на документите, чрез които се доказват разходите е необходимо да са налице такива, на основание на които е придобито гориво /фактури и фискални бонове/; документи, които доказват разходването му на база изминати километри, маршрути /пътен лист/пътна книжка/; документ за определяне на разходни норми за съответното превозно средство и други, които доказват използването във връзка с дейността.
При условие, че собственикът и управител на едноличното дружество използва лично превозно средство в рамките на населеното място като лице, упражняващо личен труд във връзка с дейността по занятие /трудова дейност, различна от тази на управляващ и представляващ/ при спазване на изискванията за документална обоснованост, разходите ще са признати за данъчни цели.
Когато собственикът на дружеството пътува в рамките на населеното място в качеството му на управител и представляващ, тогава разходите за екплоатация на превозното средство са данъчно признати, но се облагат с данък върху разходите на основание чл. 204, т. 3 от ЗКПО. Когато с превозното средство се извършва едновременно дейност по занятие и управленска дейност, при определяне на данъчната основа разходите за експлоатация се отнасят към управленската дейност на база на изминатите за тази дейност километри през календарната година /чл. 215, ал. 2, т. 1 от ЗКПО/. Съгласно чл. 206 от закона разходът и данъкът върху него се признават за данъчни цели в годината на начисляване и не формират данъчна временна разлика по реда на глава осма. Данъкът върху разходите е окончателен.
Когато личните автомобили се използват от работниците и служителите във връзка с предмета на дейност в рамките на населеното място и са документално обосновани, разходите се признават за данъчни цели. Следва да имате предвид, че за данъчни цели не се признават разходи, които са свързани с превоз от местоживеене до месторабота на работниците и служителите, освен ако по своята същност не са социални придобивки в натура по смисъла на § 1, т. 34 от ДР на ЗКПО.
В случаите, когато във връзка с дейността се пътува извън рамките на населеното място, следва да се имат предвид разпоредбите на чл. 33, ал. 1, т. 1 от ЗКПО, а именно за данъчни цели се признават счетоводни разходи за пътуване и престой на физически лица:
– които са в трудови правоотношения с данъчно задълженото лице или
– са наети от него по извънтрудови правоотношения, включително на управители, членове на управителни или контролни органи на данъчно задълженото лице. При командироване следва да се спазват изискванията на Наредбата за командировките в страната.
Освен горепосоченото, следва да се имат предвид разпоредбите на чл. 15 и чл. 16 от ЗКПО и чл. 77 от Закона за данъчите върху доходите на физическите лица /ЗДДФЛ/, които регулират отклонението от данъчно облагане. За да не попаднат в хипотезата на отклонение от данъчно облагане, дружеството и физическите лица, които ще предоставят личното си превозно средство /в качеството си на назначени по трудов договор или в качеството на собственик и управител/, следва да оформят отношенията си във връзка с ползването на личното превозно средство при спазване на изискванията на данъчния закон, като определят цена на наем. Същата следва да е пазарната цена по смисъла на § 1, т. 14 от ДР на ЗКПО и Наредба Н-9/14.08.2006г. за реда и начина за прилагане на методите за определяне на пазарните цени, издадена от Министерството на финансите. Така в дружеството ще се отчитат разходи за експлоатация /гориво и смазочни материали/, а физическото лице, което притежава превозното средство, ще получава доход от наем. Получателят на дохода от наем за ползване на превозното средство ще бъде задължен след изтичане на календарната година да подаде годишна данъчна декларация по чл. 50 от ЗДДФЛ, да определи и внесе дължимия данък върху дохода на физическото лице.