Изх. №20-00-285
23.10.2018 г.
чл. 114, ал. 10 от ЗДДС
чл. 114, ал. 11 от ЗДДС
чл. 121, ал. 1 от ЗДДС
чл. 78, ал. 10 от ППЗДДС
Фактическата обстановка, изложена в запитванeто, е следната:
Ще въведете електронно архивиране на електронни фактури, като за целта няма да съхранявате хартиени копия на фактури в рамките на следващите месеци на 2018 г.
Във връзка с изложената фактическа обстановка са поставени следните въпроси:
1. С цел безпроблемно въвеждане на този процес, има ли някакви изисквания съгласно ЗДДС?
2. Необходимо ли е да се получи официално разрешение от страна на данъчната администрация, за да се въведе този процес и ако отговора е да, колко време е необходимо и какво следва да се направи?
Предвид изложената фактическа обстановка, въпросите и относимата към тях нормативна уредба, изразявам следното становище:
В ЗДДС не се предвижда данъчнозадължено лице което ще издава и респективно съхранява елекронни фактури да уведомява данъчната администрация или да получи официално разрешение за това действие. Също така не е предвидено изискване за съхранение на електронните фактури на хартиен носител.
Данъчно задължено лице, което възнамерява да издава и съхранява електронни фактури, следва да има предвид следните обсоятелства:
В разпоредбите на Директива 2010/45/ЕС на Съвета от 13 юли 2010 година за изменение на Директива 2006/112/ЕО относно общата система на данъка върху добавената стойност по отношение на правилата за фактуриране (Директива 2010/45/ЕС) е установено равнопоставено третиране на фактурите както на хартиен носител, така и в електронна форма. Един от основните принципи, залегнал в директивата е, че фактурите на хартиен носител и електронните фактури следва да бъдат третирани равнопоставено, а административната тежест върху фактурирането на хартиен носител не следва да се увеличава. Друг основен принцип в директивата е, че издаваните фактури трябва да отразяват точно действителните доставки на стоки и услуги и респ. изисква автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите да бъдат гарантирани от момента на издаването им до края на периода на съхраняване.
Дефиниция на понятието „електронна фактура“ е дадено в разпоредбата на чл. 217 от Директива 2010/45/ЕС ( това е фактура, която съдържа информацията, изисквана съгласно директивата, и издадена и получена в какъвто и да било електронен формат. От значение е да се отбележи, че електронната фактура, както и фактурата на хартиен носител, трябва да съдържа елементите, които се изискват с Директивата за ДДС.
Съгласно Директивата за ДДС, за да може една фактура да бъде считана за електронна фактура, същата трябва да бъде издадена и получена в какъвто и да било електронен формат. Това може да включва фактури под формата на структурирани съобщения (формат XML) или друг електронен формат (като електронно писмо с приложение във формат PDF или факс, получен в електронен не хартиен формат).
В контекст на горното, не всички фактури, издадени в електронен формат, могат да бъдат считани за електронни фактури. Фактури, които са създадени и изпратени в електронен формат посредством използването на счетоводен или друг софтуер, и получени на хартиен носител, не са електронни фактури. От друга страна фактури, издадени на хартиен носител, които са сканирани, изпратени и получени по електронната поща, могат да бъдат считани за електронни фактури.
Издаваните фактури трябва да отразяват действителни доставки. Този принцип е разписан в съображение 10 от Директива 2010/45/ЕС ( Фактурите трябва да отразяват действителните доставки, поради което следва да бъдат осигурени тяхната автентичност, цялост и четливост. Контролът на стопанската дейност може да се използва, за да се установи надеждна одитна следа, свързваща фактурите и доставките, като по този начин се гарантира, че всички фактури (независимо дали са на хартиен носител или в електронна форма) отговарят на тези изисквания.
Видно от разпоредбата на чл. 233, т. 1 от Директива 2010/45/ЕС, автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на дадена фактура, независимо дали е на хартиен носител или в електронна форма, са гарантирани от момента на издаването до края на периода на съхранението на фактурата.
Всяко данъчнозадължено лице определя начина, по който да гарантира автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата. Това може да се осъществи чрез какъвто и да било контрол на стопанската дейност, при който се установява надеждна одитна следа, свързваща фактурата и доставката на стоки или услуги.
Така също съгласно разпоредбите на чл. 233, т. 2 от Директива 2010/45/ЕС, данъчно задълженото лице може да изпълни задължението си да гарантира автентичността на произхода и целостта на съдържанието например чрез използването на технологиите, описани в посочената разпоредба: усъвършенстван електронен подпис или електронен обмен на данни (ЕОД). Сами по себе си обаче тези технологии не могат да докажат, че е извършена доставка.
Аналогично с постановките, указани в чл. 233, т. 1 и т. 2 от Директива 2010/45/ЕС е изискването, регламентирано в разпоредбата на чл. 114, ал. 6 от ЗДДС. Съгласно тази разпоредба, всяко данъчно задължено лице по избран от него начин осигурява от момента на издаването им до края на периода на съхранението им автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите и известията към фактурите, издадени от него или от негово име, както и на получените от него фактури и известия към фактури, независимо от това дали са на хартиен носител, или в електронна форма.
Чл. 114, ал. 10 от ЗДДС във вр. с ал. 11 от същата разпоредба регламентира, че гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата се осигурява от данъчно задълженото лице чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата или известието към фактурата и доставката на стоки или услуги, а автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на електронна фактура и електронно известие към фактура се осигуряват чрез следните примерни технологии:
1. квалифициран електронен подпис по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис, или
2. електронен обмен на данни;
В допълнение към горното е и разпоредбата на чл. 78, ал. 10 от Правилника за прилагане на закона за данък върху добавената стойност (ППЗДДС) видно от която, гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата по чл. 114, ал. 10 от закона могат да се осигуряват и чрез друга технология или процедура.
Друг важен аспект, който трябва да се вземе под внимание е, че четливостта на фактурата трябва да запази това си качество до края на периода на съхранение. Фактурата трябва да може да бъде представена в стил, в който цялото съдържание на фактурата, свързано с ДДС, да може да се чете ясно, на хартиен носител или на екран. Също така, трябва да е възможно да се провери дали информацията от оригиналния електронен файл не е променена в представения в четлив вид документ. За да се осигури четливост е необходимо да се осигури подходяща и надеждна програма за четене на форм?та на електронните фактури през целия период на съхранение. Четливостта на електронна фактура от момента на издаването до края на периода на съхранението може да се осигури с различни средства, но усъвършенстваните електронни подписи и електронен обмен на данни, както е посочено в чл. 233, параграф 2 от Директивата, сами по себе си не са достатъчни, за да гарантират четливост.
В разпоредбата на чл. 121 от ЗДДС е уреден редът за съхраняване на данъчни документи. Видно от ал. 1 във вр. с ал. 2 от тази разпоредба, всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, в оригиналния им вид като автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Това от своя страна означава, че данъчните документи се съхраняват на носителя на които са издадени, т.е. данъчни документи, издадени на хартиен носител следва да се съхраняват в този им вид, а данъчни документи в електронен формат респ. следва да се съхраняват в електронен формат.
Когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства, в срока по чл. 121, ал. 1 от ЗДДС, данъчно задължените лица съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на тяхното съдържание.
Когато данъчно задълженото лице съхранява с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до електронни фактури и електронни известия към фактури, издадени или получени от него, лицето е длъжно да осигури електронен (онлайн) достъп до съхраняваните данни на:
– компетентните органи по приходите ( когато лицето е установено на територията на страната, както и когато лицето не е установено на територията на страната, но данъкът за доставката е дължим в България;
– компетентните органи на държавата членка, където данъкът е дължим ( когато лицето е установено на територията на страната, а данъкът за доставката е дължим в друга държава членка.