3_1278/14.06.2016 г.
ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 3;
ДОПК, чл. 171, ал. 1 и ал. 2;
ДОПК, чл. 172;
Относно: Задължение за съхраняване на документи
Съгласно изложеното в запитването, всички студенти от X при записването си в началото на всяка учебна година попълват и предоставят декларация по образец за здравно осигуряване.
В тази връзка се поставя въпроса има ли някакъв срок за съхранение на посочените декларации и ако има какъв е той?
При така изложената фактическа обстановка с оглед разпоредбите на ДОПК (обн. ДВ, бр. 105/2005 г., посл. изм. ДВ, бр. 42 от 3 юни 2016г.), Закона за здравното осигуряване (ЗЗО, ДВ бр. 70/1998г., посл. изм. ДВ бр. 20/2016 г.) и Наредба № Н-8 от 29 декември 2005 г. на МФ за съдържанието, сроковете, начина и реда за подаване и съхранение на данни от работодателите, осигурителите за осигурените при тях лица, както и от самоосигуряващите се лица (Наредба № Н-8/2005 г. на МФ, ДВ бр. 1/2006 г., посл. изм. ДВ бр. 38/2016 г.) изразяваме следното становище:
Съгласно чл. 33, ал. 1, т. 1 от ЗЗО всички български граждани, които не са граждани и на друга държава, са задължително осигурени в Националната здравноосигурителна каса (НЗОК). Задължението за осигуряване за българските граждани възниква от влизането на закона в сила (чл. 34, ал. 1, т. 1 от ЗЗО).
Доходите, върху които се дължат здравноосигурителните вноски, сроковете и редът за внасянето им по групи лица, подлежащи на задължително здравно осигуряване, са уредени в чл. 40 от ЗЗО.
В чл. 40, ал. 1 от ЗЗО са обхванати лица, подлежащи на задължително здравно осигуряване въз основа на упражнявана трудова дейност по чл. 4 и чл. 4а от Кодекса за социално осигуряване (КСО) и/или получаване на доходи – от пенсии, обезщетения за безработица, болест и майчинство и др.
Лицата, чиито здравноосигурителни вноски се заплащат от държавния бюджет, са изброени изчерпателно в чл. 40, ал. 2 и ал. 3 от ЗЗО. Посочените в ал. 3 се осигуряват здравно за сметка на държавния бюджет при условие, че не са осигурени на друго основание по реда на ал. 1.
На основание чл. 40, ал. 3, т. 2 и т. 3 от ЗЗО студентите – редовно обучение във висши училища до навършване на 26-годишна възраст, докторантите на редовно обучение по държавна поръчка; чуждестранните студенти-редовно обучение до навършване на 26-годишна възраст и докторантите на редовно обучение, приети във висши училища и научни организации у нас по реда на Постановление на Министерския съвет № 103 от 1993 г. за осъществяване на образователна дейност сред българите в чужбина и Постановление на Министерския съвет № 228 от 1997 г. за приемане на граждани на Република Македония за студенти в държавните висши училища в Република България се осигуряват за сметка на държавния бюджет, освен ако не са осигурени по реда на ал. 1.
От разпоредбата на чл. 40, ал. 3, т. 2 и т. 3 от ЗЗО следва, че когато учащите се (студенти и докторанти) подлежат на задължително здравно осигуряване на някое от основанията, посочени в чл. 40, ал. 1 от закона, здравноосигурителните им вноски не се поемат от държавния бюджет, а се внасят по предвидения в закона ред за съответното основание.
В тази връзка, за да бъде определен броят на студентите, подлежащи на здравно осигуряване от държавния бюджет, в началото на всяка учебна година в съответното висше учебно заведение, те следва да декларират дали упражняват трудова дейност или получават доходи, върху които се дължат здравноосигурителни вноски съгласно чл. 40, ал. 1, точки1, 2, 3, 4, 5, 7 и 8 от ЗЗО.
При промяна в обстоятелствата следва да подадат нова декларация. Въз основа на декларациите висшите училища съставят регистър, в който вписват само учащите се, чиито здравноосигурителни вноски са за сметка на държавния бюджет.
Предвид горното, за учащите се, чиито здравноосигурителни вноски са за сметка на държавния бюджет, висшите училища подават данни за осигуряване с декларация образец № 3 на основание чл. 3, ал. 2, т. 3 от Наредба Н-8/2005 г. на МФ.
Съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд, в следните срокове:
1. ведомости за заплати – 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители – 5 години.
Според ал. 2 на чл. 38 от ДОПК след изтичането на срока за съхранението им носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
В настоящия случай посочените от задълженото лице декларации, попълвани от студентите за здравно осигуряване са документи, необходими за извършване на данъчно-осигурителен контрол, тъй като това са документи, без които не би било възможно извършването на ревизия/проверка от органите на НАП, респективно правилното определяне на дължимостта на здравноосигурителните вноски. Следователно, тези документи попадат в обхвата начл. 38, ал. 1, т. 3 от ДОПК и срокът за съхранението им е 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение за внасяне на вноски по ЗЗО.
В тази връзка следва да се има предвид и разпоредбата на чл. 171 от ДОПК.
Съгласно чл. 171, ал. 1 от ДОПК публичните вземания се погасяват с изтичането на 5-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, освен ако в закон е предвиден по-кратък срок. Съгласно чл. 171, ал. 2 от ДОПК с изтичането на 10-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, се погасяват всички публични вземания независимо от спирането или прекъсването на давността освен в случаите, когато задължението е отсрочено или разсрочено, или изпълнението е спряно по искане на длъжника.
Предвид цитираните разпоредби, при положение, че не е имало спиране или прекъсване на давността, задълженията се погасяват по давност с изтичане на срока по чл. 171, ал. 1 от ДОПК, което по силата на чл. 38, ал. 1, т. 3 от кодекса означава, че документите трябва да се съхраняват 10 г., считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение.
Регламентацията на основанията за спиране и прекъсване на давността е установена в чл. 172 от ДОПК, а в чл. 171, ал. 2 е определен максималният срок на давността на публичните вземания, който е приложим, ако няма отсрочване или разсрочване по чл. 183 – 189 от ДОПК за същото задължение или спиране на изпълнението по искане на лицето по някое от предвидените в кодекса основания.
‘