Изх. №53-04-178
21.03.2017 г.
чл. 10 от ЗКПО
чл. 204, ал. 1, т. 4от ЗКПО
чл. 6, ал .3 и чл. 9, ал. 3 от ЗДДС
В запитването е изложена следната фактическа обстановка:
„И“ АД е с предмет на дейност: производство и търговия на територията на страната на санитарна керамика и смесители. Дружеството е страна по трудови договори с 4 лица – търговски представители, които отговарят за различни райони на България: един служител във ….. (за североизточен район), двама – в …. (единият за югозападен район, а другият за магазини от типа „Направи си сам“ за цялата страна) и един служител в ….. (за южна България). Седалището на дружеството е в гр. С…. и няма офиси в изброените градове.
Съгласно длъжностните характеристики на служителите търговски представители дейността им се извършва на регионално ниво, като имат задължение да посещават постоянно търговските обекти на територията на региона, за който отговарят, както и да осъществяват връзка с търговски клиенти на дружеството на територията на страната. Дружеството предоставя служебни автомобили на тези служители, за да осъществяват функциите и задълженията си по длъжностна характеристика. Предоставените леки автомобили са наети при условията на оперативен лизинг. Служителите спазват политиката за ползване на служебни автомобили на дружеството само за служебни цели. Два пъти месечно в рамките на работния ден представителите предоставят в офиса в гр. С…. пътните листове на автомобилите, за да отчетат изразходваното гориво; служебните аванси за командировките в страната; снабдяване с рекламни и други материали, необходими във връзка с пряката им работа с клиенти. През годишните отпуски автомобилите не се използват – не са отчетени километри за лично ползване в представените пътни листове.
Във връзка с изложената фактическа обстановка са поставени следните въпроси:
1. Какво е данъчното третиране съгласно ЗДДС и ЗКПО на използването на служебни автомобили от служители, които имат функции на търговски пътник/ представител, при описаните горе факти?
2. Когато служебните автомобили е използват за икономическата дейност на дружеството и са предоставени по начин, изключващ ползването им за лични цели, налице ли е безвъзмездна, приравнена на възмездна, доставка на услуга?
3. Каква документация е необходима на дружеството, за да удостовери предаване и домуване на служебните автомобили на търговските представители?
Предвид изложените обстоятелства, въпросите и относимата към тях нормативна уредба, изразявам следното становище:
По реда на ЗКПО.
В общите изисквания на ЗКПО е постановено, че отчетените счетоводни разходи трябва да са свързани с икономическата дейност на данъчно задължените лица. ЗКПО поставя изискване и за документална обоснованост на счетоводните разходи съгласно чл. 10 от закона. Съгласно чл. 10, ал. 1 от ЗКПО счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството (ЗСч), отразяващ вярно стопанската операция.
В ЗКПО не се съдържа определение за „разходи, несвързани с дейността“, но предвид характера и целите на данъчния закон следва да се приеме, че свързан с дейността разход е този, който е направен във връзка със собствени, наети/ предоставени за ползване активи, от които задълженото лице черпи икономическа изгода. Или несвързани с дейността са разходите, отчетени по повод на доставки на стоки и услуги, които не обслужват икономическата и търговска дейност на данъчно задълженото лице.
В запитването се твърди, че служебните автомобили са предоставени на лица, които нямат определена месторабота, което е основание да се изключи личното ползване на автомобилите. В този смисъл е изразено становище на Националната агенция за приходите (вж. разяснение №20-0015/22.01.2016 г. на ЦУ на НАП), където е застъпена тезата, че служебен транспорт, предоставен на лице, което няма определена месторабота, например търговски пътник, е изключение от случаи на лично ползване при транспорт от местоработата до местоживеене и обратно.
По смисъла на §1, т. 83 от ДР на ЗКПО „разходи в натура“ за целите начл. 204, ал. 1, т. 4е частта, съответстваща на личното ползване на активите и/или персонала, от счетоводните разходи, които не попадат в чл. 204, ал. 1, т. 1 – 2 и са свързани със собствени, наети или предоставени за ползване активи и/или персонал, използвани както за дейността, така и за лично ползване. Когато активите са данъчни амортизируеми активи, вместо счетоводни разходи за амортизации се вземат предвид данъчните амортизации. Не са разходи в натура за целите на чл. 204, ал. 1, т. 4 разходите, извършени в полза на физически лица, които представляват придобит доход по смисъла на чл. 11, ал. 3 от ЗДДФЛ. Не са разходи в натура и разходите, свързани с използването на собствени, наети или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване и/или свързани с използване на персонал, когато за използването им се дължи възнаграждение.
От разпоредбата на §1, т. 83 от ДР на ЗКПО следва, че дадени разходи не са разходи в натура, когато активите с които са свързани се ползват само за икономическата дейност на предприятието данъчно задължено лице.В тази хипотеза, разходите са признати за целите на ЗКПО според общите изисквания на закона.
По отношение документирането на ползване на служебни автомобили, ЗКПО не въвежда специални правила, извън регламентираните в чл. 10 от същия закон. Относно ползването на превозни средства данъчно задължените лица би следвало да прилагат възприетата политика и система за отчетност, осигуряваща надеждна одитна следа и възможност за проследяване на стопанските операции и тяхната взаимовръзка, например поддържане на периодична отчетност, както е посочено в запитването – седмични или месечни отчети, за разстояния и маршрути, време/ продължителност на ползване. Могат да се ползват и пътни листа, пътни книжки, разходно-оправдателни документи за гориво и т.н. Най-общо за доказване на стопанското ползване могат да се ползват методи и документиране, каквито обичайно се използват за дейността на дружеството.
По реда на ЗДДС.
Разпоредбите на чл. 6, ал. 3, т. 1 и т. 2, както и чл. 9, ал. 3, т. 1 и т. 2 от ЗДДС намират приложение във всички случаи, в които дадена стока и/ или услуга се използва и за лични нужди, без оглед на това дали използването е в работно или извън работно/почивно време. Поради това, ако закупените от дружество автомобили се използват за лични нужди, независимо, че това лично ползване е в рамките на работното време, ще е налице безвъзмездна доставка, приравнена на възмездна, за която следва да бъде начисляван данък върху добавената стойност.
В този смисъл, използването на служебен автомобил от служител, който има задължения и функции на търговски пътник (представител), за превоз от местоживеенето до местоработата и обратно за дните, в които същият би работил в офиса на дружеството, не би било ползване за целите на независимата икономическа дейност на дружеството, тъй като в този случай превозът е организиран по начин, който не изключва личното ползване. В този случай, доколкото за автомобила е упражнено право на данъчен кредит, използването му следва да се третира като безвъзмездна, приравнена на възмездна доставка на услуга по чл. 9, ал. 3, т. 1 от ЗДДС.
Във връзка с използването на служебните активи, следва да се има предвид, че съгласно чл. 123 от ЗДДС задължените лица са длъжни да поддържат достатъчно подробна документация, която да позволява установяването на техните задължения. В този смисъл, независимо от начина на ползването, на активите според избрания от лицето метод за проследяване на ползването, следва да се поддържа и придружаваща документация, доказваща коректното и последователно прилагане на избрания метод. Същата би следвало да съответства на избраната от предприятието система за вътрешен контрол, удостоверяваща връзката между счетоводните документи и действителното положение. Ангажимент на задълженото лице е да определи лицата, отговарящи за изготвянето им и честотата на съставяне.
Настоящото становище е принципно и е въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случаите, когато в производство, възложено по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) се установи фактическа обстановка различна от посочената, Вие не може да се позовавате на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.