Изх. № 20-00-153
15.05. 2012г.
Чл.38, ал.1 и чл. 171, ал.2 от ДОПК
Чл.5, ал.1 от КСО
Фактическа обстановка
Физическо лице, регистрирано като едноличен търговец с фирма ……, извършва търговска дейност в това си качество, която към настоящия момент е преустановена. Няма данни фирмата да е заличена от търговския регистър.
Поставен въпрос
Какъв период следва да се съхранява счетоводната и данъчно осигурителна документация?
Предвид изложената фактическа обстановка и относимата към нея нормативна уредба, изразявам следното становище:
Съгласно чл.38, ал.1 от ДОПК, счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд в следните срокове:
1. ведомости за заплати – 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители – 5 години.
Задълженията по ал.1 на същата разпоредба се отнасят и за правоприемниците на задължените лица.
Съгласно текста на чл.38, ал.2 от ДОПК, след изтичане на срока за съхранение, носителите на информация по ал.1 /хартиени или технически/, които не подлежат на предаване в НОИ и в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
Аналогични са разпоредбите на Закона за счетоводството – чл. 42 и чл. 43. Видно от изложеното и съгласно разпоредбата на чл.42, ал.1, т.3 от ЗСч, документите за данъчно-осигурителен контрол, се съхраняват до 5 г. след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани. На основание чл.171, ал.1 от ДОПК, публичните вземания се погасяват с изтичането на 5-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, освен ако в закон е предвиден по-кратък срок. Съгласно чл.171, ал.2 от ДОПК, с изтичането на 10-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, се погасяват всички публични вземания независимо от спирането или прекъсването на давността, освен в случаите, когато задължението е отсрочено или разсрочено.
Тъй като в писмото си отправяте питане конкретно за фактурите, издавани във връзка с осъществяваната от Вас търговска дейност, то предвид гореизложеното, е необходимо да ги съхранявате 10 години, считано от началото на годината, следваща тази, през която дължите плащане на публично задължение за данъци и задължителни осигурителни вноски, свързано с водената отчетност за съответната финансова година.
Следва да имате предвид, че съгласно разпоредбата на чл.5, ал.10 от КСО осигурителите, които прекратяват дейността си и нямат правоприемник, са задължени да предадат разплащателните ведомости в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. Към разплащателните ведомости се прилагат и трудови договори, заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови правоотношения.
При неспазване на изискваниятаза съхраняване на счетоводна информация, както и при непредаване в териториалното поделение на Националния осигурителен институт оригиналните документи на прекратен осигурител без правоприемник, въз основа на които се установяват осигурителен стаж и доход, разпоредбите на чл. 47, ал.4 от ЗСч и чл. 349а, ал.2 от КСО предвиждат налагане на административно наказание.
‘