ОТНОСНО: Организация на отчетността и създаване на документи за отчитане на приходи
В Дирекция „Обжалване и данъчно-осигурителна практика“ постъпи Ваше писмо с вх. № ……../03.07.2019 г.
Изложена е следната фактическа обстановка:
Дружество извършва снабдяване и търговия с електро-инсталационни материали за строителството. Инсталиран е нов лицензиран софтуер, който изисква неплатени или по-точно неприключени документи да се приключват в пет-дневен срок. Това създава проблем за предприятието при оформяне на документите с клиентите.
В запитването не е поставен конкретен въпрос по прилагането на данъчен нормативен документ, а е изложено мнението на управителя относно затруднението му за организиране на процеса на документиране.
Предвид изложената фактическа обстановка, изразявам следното становище:
Националната агенция за приходите (НАП) има компетентност да отговаря на въпроси, поставени във връзка с прилагането на данъчното и осигурителното законодателство.
В настоящото запитване не са поставени въпроси по данъчни закони, по които НАП може да изрази становище.
За отчетността:
Във връзка с организацията на отчетността следва да имате предвид, че изискванията към предприятията по отношение изграждането и поддържането на счетоводната система са посочени в чл. 11, ал. 1 от Закона за счетоводството (ЗСч). Съгласно посочената разпоредба, счетоводната система следва да осигурява всеобхватно хронологично регистриране на счетоводните операции; получаване на аналитична и обобщена информация по счетоводен път, представяща най-точно и по най-подходящ начин годишните финансови отчети на предприятието; прилагане на утвърдения от ръководителя на предприятието индивидуален сметкоплан; прилагане на утвърдена от ръководителя на предприятието счетоводна политика и други.
На основание Раздел V „Права и задължения на ръководителя”, чл. 16, ал. 1, т. 9 от Закона за счетоводството, ръководителят на предприятието определя реда и движението на счетоводните документи от момента на тяхното създаване или получаване в предприятието до момента на унищожаването или предаването им съгласно този закон.
Разпоредбата на чл. 26, ал. 1 от счетоводния закон изисква позициите, които се представят във финансовите отчети, да се признават и оценяват в съответствие с различни счетоводни принципи. Един от принципите е този за начисляването. Нормата на чл. 26, ал. 1, т. 4 от ЗСч, изисква предприятието да изготвя финансовите си отчети на базата на принципа на начисляването – ефектите от сделки и други събития се признават в момента на тяхното възникване, независимо от момента на получаването или плащането на паричните средства или техните еквиваленти, и се включват във финансовите отчети за периода, за който се отнасят. В този смисъл, как и по какъв начин ще бъде организиран процесът на създаване и отчитане на документите във връзка с продажбите, е решение на предприятието и не е от компетентността на НАП.
Всяка една продажба във връзка с дейността следва да бъде документирана със съответните първични счетоводни и други видове документи, относими към дейността.
По ЗДДС:
Съгласно разпоредбата на чл. 113, ал. 1 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), всяко данъчно задължено лице – доставчик, е длъжно да издаде фактура за извършената от него доставка на стока или услуга или при получаване на авансово плащане преди това, освен в случаите, когато доставката се документира с протокол по чл. 117.
По смисъла на чл. 113, ал. 4 от ЗДДС, фактурата се издава задължително не по-късно от 5 дни от датата на възникване на данъчното събитие за доставката, а в случаите на авансово плащане – не по-късно от 5 дни от датата на получаване на плащането.
Изключение е предвидено в нормата на чл. 113, ал. 3, т. 1 от ЗДДС и фактура може да не се издава за доставки, по които получателят е данъчно незадължено физическо лице.
Съгласно чл. 119, ал. 1 от ЗДДС, за доставките, за които издаването на фактура или протокол не е задължително, доставчикът – регистрирано по този закон лице, съставя отчет за извършените продажби, който съдържа обобщена информация за тези доставки за съответния данъчен период.
По Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г. на МФ за регистриране и отчитане чрез фискални устройства (ФУ) на продажбите в търговски обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изискванията към лицата, извършващи продажби чрез електронен магазин (Наредба № Н-18/2006г.):
Определение за „софтуер за управление на продажбите в търговски обект“ (СУПТО) и за „управление на продажбите“ са дадени с § 1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на ЗДДС и съответно с § 1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г. Предвид разпоредбата на § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС, „софтуер за управление на продажби в търговски обект“ е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.
Съгласно § 1, т. 19 от ДР на Наредба №Н-18/2006 г., „управление на продажбите“ чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект, е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.
Речниковото значение на думата „процес“ е последователна смяна на състоянието в развитието на нещо (ход-развой). Задължително изискване, заложено в определението, е обработката на информацията да бъде автоматизирана. Това означава, че софтуерът автоматизирано следва да обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и да отразява тяхното предоставяне/заплащане. Точно тази автоматизирана обработка и наличието на посочената информация дава възможност на търговеца да проследи връзката между извършваните продажби и използваните ресурси.
В конкретния случай, ако използваният софтуер, съгласно изложеното в запитването, притежава функционалност да обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразява тяхното предоставяне/заплащане, както и ако същият софтуер притежава възможност за издаване на фактури, които се отпечатват през него за направени плащания, както по банков, така и в брой, то същият следва да отговаря на всички изисквания на Наредба № Н-18/2006 г., включително да е свързан и да управлява въведеното/въведените в експлоатация в обекта фискално/фискални устройства.
Изискванията към софтуерите за управление на продажбите в търговски обекти са изчерпателно посочени в Приложение № 29 към чл. 52а от Наредба №Н-18/2006г., като в т. 9 от същото е предвидено при въвеждане на информация за продажба, софтуерът да генерира уникален номер на продажбата (УНП). При плащане по въведена в софтуера продажба, за което съгласно изискванията на Наредба № Н-18/2006г. следва да бъде издаден фискален бон, софтуерът задължително подава към фискалното устройство УНП на продажбата за включването му във фискалния бон. Когато плащанията по продажбата са повече от едно, УНП на продажбата се включва в издавания фискален бон за всяко плащане, включително и в сторно фискалния бон, ако такъв бъде издаден (т.10 от Приложение № 29).