ОТНОСНО: Срокове за съхраняване на документация
след ликвидация на дружество
В отговор на направеното от Вас запитване с писмо вх.№ 96-00-268 от 10.08.2009г. при Дирекция „ОУИ” …………., Ви уведомяваме за следното:
Според изложеното съдържание в писмото Ви с Решение на Общо събрание на акционерите от 06.11.2008г. акционерно дружество „………” е прекратило дейността си и Вие заедно с лицето ………….. сте избрани за ликвидатори. Дружеството „……….. АД в ликвидация” е заличено от търговския регистър на 23.07.2009г.
В запитването си задавате въпроса има ли законово основание за предаване на документацията на дружеството в нашата институция.
Съгласно чл. 38, ал. 1 от Данъчно осигурителния процесуален кодекс/ДОПК/ счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Държавния архивен фонд в следните срокове:
1. ведомости за заплати – 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители – 5 години.
Текстът на чл.38,ал.2 от ДОПК изисква след изтичане на срока за съхранение им носителите на информация по ал.1 /хартиени или технически/, които не подлежат на предаване в Държавния архивен фонд, могат да се унищожават.
Следва да имате предвид, че съгласно разпоредбата на чл.3,ал.10 от Кодекса за социално осигуряване /КСО/ при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. Към разплащателните ведомости се прилагат и трудови договори /заповеди за назначаване/, заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.
Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от териториалното поделение на Националния осигурителен институт, е задължително условие за постановяване на решението.Националният осигурителен институт създава и поддържа информационна система за разплащателните ведомости, предадени по реда на ал. 10. Данните от информационната система се използват за изчисляване и отпускане на пенсиите и паричните обезщетения./ал.11 на чл.3 от КСО/.
На основаниечл. 42, ал. 1, т. 3 от Закона за счетоводството /ЗСч/, документите за данъчно-осигурителен контрол се съхраняват до 5 г. след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани. На основание чл. 171, ал. 1 от ДОПК, публичните вземания се погасяват с изтичането на 5-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, освен ако в закон е предвиден по-кратък срок.
Освен посоченото по-горе, следва да имате предвид и нормативните правила за унищожаване на документите, въведени в Закон за държавния архивен фонд (ЗДАФ). Разпоредбата на чл. 9 от ЗДАФ предвижда, че учрежденията и организациите не могат да унищожават документи без разрешение на органите за управление на Държавния архивен фонд. По отношение обаче на приложението на цитирания закон Националната агенция за приходите не е компетентна да Ви предостави становище.
‘