3_ 982/26.03.2010 г.
Относно: задължителни изисквания към съдържанието на фактурите
Според изложеното в запитването дружеството е водеща организация и бенефициент по договор за безвъзмездна финансова помощ по оперативна програма „Развитие на човешките ресурси” – схема за безвъзмездна финансова помощ BG 051РО001/07/2.1-01-„Квалификационни услуги и обучения на заети лица”. За нуждите на програмата дружеството е използвало материали, доставени от „Е. М.” АД – гр. С. За доставките са издадени фактури №№№ ***,***,***, които са заплатени по банков път. Фактурите са предявени за плащане пред АЗ, ДРЗС като последната е отказала верифициране на разходите с мотив, че формата на фактурите не отговаря на изискванията на чл. 7 от Закона за счетоводството.
Предвид изложеното поставяте въпроса относно спазване задължителните изисквания към съдържанието на фактурите?
При така изложената фактическа обстановка с оглед разпоредбите на ЗДДС (обн. ДВ, бр.63 от 4 август 2006 г., посл. изм. ДВ, бр.95 от 01.12.2009 г.) и Правилника за приложението на Закона за данъка върху добавената стойност (ППЗДДС, обн. ДВ, бр.76 от 15.09.2006г., посл. изм. ДВ, бр.6 от 22.01.2010 г.) изразяваме следното становище:
Данъчните документи са първични счетоводни документи, носители на информация за осъществени стопански операции.
Съгласно разпоредбите на чл. 3 от ЗСч, първичнитe счетоводни документи се съставят на български език с арабски цифри и в левове. Те могат да се съставят и на съответния чужд език в чуждестранна валута в случаите на сделки, уговорени в чуждестранна валута с чуждестранни контрагенти.
Във връзка с принципа за документална обоснованост на стопанските операции,регламентиран в чл. 4, ал. 3 от Закона за счетоводството (ЗСч), дружеството следва да притежава документи за извършените разходи. Принципът за документална обоснованост е обособен и в самостоятелна обща разпоредба за целите на корпоративното подоходно облагане – чл.10 от Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО). Счетоводните разходи се считат за документално обосновани и се признават за данъчни цели, когато са документирани с първичен счетоводен документ по смисъла на ЗСч, отразяващ вярно стопанската операция. ЗКПО не поставя изискване към наименованието на документите, съгласно които се отчитат разходи. В този смисъл всеки документ, съдържащ предвидените в чл.7, ал. 1 от ЗСч задължителни реквизити, се счита за първичен документ, респективно основание за осчетоводяване на разходи. Формата на счетоводните документи не е регламентирана изрично в нормативната уредба, но следва да е спазено изискването за съдържанието им.
На основание чл. 7 от ЗСч първичният счетоводен документ, адресиран до други предприятия или физически лица, съдържа най-малко следната информация:
1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;
2. дата на издаване;
3. наименование, адрес и номер за идентификация по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс на издателя и получателя;
4. предмет и стойностно изражение на стопанската операция;
5. име, фамилия и подпис на съставителя, а след изменението, обнародвано в ДВ, бр.106 от 2008 г., в сила от 01.01.2009 г. – име и фамилия на съставителя.
Предвид нормата на чл. 7, ал. 3 от ЗСч приема се, че е налице документална обоснованост и когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата информация по ал. 1, при условие че за липсващата информация са налице документи, които я удостоверяват.
Същевременно ЗДДС урежда фактурите като вид данъчни документи като въвежда и други изисквания към същите, приложими за всички лица, които извършват независима икономическа дейност. Реквизитите на фактурите са посочени в чл. 114 от ЗДДС.
Фактурата, издадена от данъчнозадължено лице, задължително съдържа:
1. наименование на документа – фактура/дебитно известие/кредитно известие;
2. пореден десетразряден номер, съдържащ само арабски цифри, базиран на една или повече серии в зависимост от отчетните нужди на данъчно задълженото лице, който идентифицира фактурата уникално.
Фактуритe трябва да съдържат уникален номер, базиран върху определена хронология. Номерата са десетразрядни, нарастващи без дублиране и пропуски и не зависят от вида на бланката или документа. Дублиране на номерата на документите се допуска само в случаите, когато документи се издават oт фискално устройство, одобрено преди влизане в сила на Наредба Н-18 oт 2006 г. зa регистриране и oтчитанe на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства. Всички екземпляри на един и същ документ носят един и същ номер. Номерацията не зависи и не се нарушава при изтичането на календарната година.
3. дата на издаване;
4. име и адрес на доставчика:
– във фактурите трябва да посочват името на доставчика и адреса за кореспонденция по чл. 28 oт ДОПК
5. идентификационен номер по чл. 94, ал. 2 на доставчика (ДДС номер), когато той е peгистрирано по закона лице, съответно номера по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс – БУЛСТАТ – когато доставчикът е нерегистрирано по този закон лице;
Съгласно разпоредбата на §1, ал. 1, т. 1 от ДР на ППЗДДС “идентификационен номер“ е:
а) единен идентификационен код по търговския peгистър на вписаните в търговския регистър лица;
б) единният идентификационен код по БУЛСТАТ – на вписаните в регистър БУЛСТАТ лица;
в) единният граждански номер или личният номер на чужденец – на физическите лица, които не са вписани в търговския регистър, съответно в peгистър БУЛСТАТ;
г) служебният номер по чл. 84, ал. 3 от ДОПК за лицата, различни от тези по букви “а“ – “в“ и които са задължени лица по ДОПК.
6. име, фамилия и подпис на съставителя. Считано от 01.01.2009 г. т. 6 е изменена, като отпада изискването за подпис на съставителя, а от 01.01.2010 г. същата е изцялоотменена.
7. име и адрес на получателя по доставката;
– посочва се името на получателя и адреса за кореспонденция по чл. 28 oт ДОПК.
8. идентификационен номер по чл. 94, ал. 2 на получателя, когато той е регистрирано по ДДС лице и съответно номера по чл. 84 от ДОПК – когато получателят е нерегистрирано по този закон лице.
9. количеството и вида на стоката, вида на услугата:
Количеството и вида на доставените стоки или предоставени услуги трябва да бъде упоменато. То се изразява в бройки стоки или вид услуги, теглo, обем или размер на работа, в зависимост от естеството.
10. датата, на която е възникнало данъчното събитие на доставката, или датата, на която е получено плащането;
Върху фактурата се посочва датата, на която е прехвърлена собствеността върху стоката или е завършена уcлугатa, а при авансово плащане – датата, на която е получена сумата. Тази дата се посочва дори когато тя съвпада с датата на издаване на фактурата.
11. единичната цена без данъка и данъчната основа на доставкатa, както и предоставените търговски отстъпки и намаления, ако те не са включени в единичната цена;
Сумите по фактурата могат да бъдат посочени в която и да е валутa, при условие че данъчната основа и размерът на данъка се посочат в български лева при спазване изискванията на чл. 26, ал. 6 от закона.
12. ставката на данъка – 20%, 7%. Кoгато ставката е нулева, посочва се основанието за прилагането й, а ако не се начислява данък, посочва се основанието за неначисляване на данък.
13. размера на данъка:
14. сумата за плащане, ако тя се различава от сумата на данъчната основа и на данъка.
Обикновено сумата за плащане се различава oт данъчната основа и данъка, в случаите, когато законодателят е предвидил специален ред за определяне на данъчната основа (например доставки на стоки и услуги при условията на чл. 27 oт ЗДДС), както и при получени авансови плащания.
15. обстоятелствата, които определят cтокатa като ново превозно средство – при вътреобщностна доставка на нови превозни средства.
На основание чл. 78, ал. 1 oт ППЗДДС, фактурите и известията към тях, които се издават от регистрирани по ЗДДС лица, съдържат трайно вписани при отпечатването:
1. пореден номер;
2. гриф “оригинал“ на първия екземпляр;
3. наименование, идентификационен номер на лицето, което ще ги издава.
4. идентификационен номер по ДДС по чл. 94, ал. 2 от закона.
Във фактурите и известията към тях, които издават регистрираните лица, следва да са трайно вписани при отпечатването и двата реквизита, посочени в т. 3 и т. 4 на чл. 78, ал. 1 oт ППЗДДС, а именно – наименование, идентификационен номер на лицето, което ще ги издава и идентификационен номер по ДДС по чл. 94, ал. 2 oт закона – т. нар. ДДС номер.
Допълнителни разяснения относно данъчните документи са дадени в писмо Изх. № 91-00-288 от 26.09.2008 г. на изпълнителния директор на НАП, което можете да намерите в сайта на НАП на електронен адрес www.nap.bg.