Изх.№ 07-00-845
Дата………………….
УВАЖАЕМИ…………. ,
Във връзка с Ваше запитване препратено ни по компетентност от ЦУ на НАП гр. София получено с наш вх. № 07-00-845 / 23.10.2008г. изразяваме принципно становище по следните зададени от Васвъпроси :
1.Как да се отчетат разходите за нощувки на командировани работници, които са настанени в частни квартири ? Собственикът е подписал разписка за получената сума и същевременно е дал и фактура за ел. енергия и вода, като отчетените единици са самостоятелни за съответната квартира, но документите са на името на собственика. Как следва да се оформят и отчетат и тези разходи ?
2.Ако се отчетат разходи за наемиот дружеството, въз основа на какви документи това може да стане?
3. В случай на сключен договор за наем на частна квартира за ползване от командировани лица, налице ли са социални разходи предоставени от работодателя ?
Предвид изложената в запитването фактическа обстановка, съобразявайки относимата нормативна уредбапо зададените от Вас въпроси,изразяваме следното принципно становище :
По първи въпрос : Когато нуждите на предприятието налагат, работодателят може да командирова работник или служител за изпълнение на трудови задължения извън мястото на постоянната му работа (чл. 121 от КТ). В тези случаи следва да се изплаща обезщетение за пътни, дневни и квартирни пари, като компенсация за това, че работникът или служителят няма да изпълнява трудовите си ангажименти на обичайното “място на работа“ (чл. 215 от КТ). Командированите лица освен брутното си трудово възнаграждение получават и пътни, дневни и квартирни пари при условия и в размери, определяни от Министерския съвет с Наредбата за командировки в страната и с Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина.
Командировъчни пари се изплащат и на физически лица, наети по извън трудови правоотношения за извършването на конкретна работа или услуга. Условията по тези договори, предварително се уговаря между страните. Командировъчните разходи могат да бъдат за сметка, както на възложителя така и наизпълнителянавъзложената работаили услуга.
Съгласно чл. 33 от ЗКПО за да бъдат изцяло признати за данъчни цели разходите за пътуване и престой на физически лица е необходимо да са кумулативно изпълнени следните условия:
– физически лица, чиито разходи са обект на регулация, да са в трудови правоотношения с данъчно задълженото лице или да са наети от нето по извънтрудови правоотношения;
– пътуването и престоят да са извършени във връзка с дейността на данъчно задълженото лице;
– счетоводните разходи да са документално обосновани .
Разпоредбите относно документалната обоснованост на разходите са изложени в чл.10 от ЗКПО. Съгласно чл.10 от ЗКПО счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция.
Счетоводен разход се признава за данъчни цели и когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата информация по Закона за счетоводството, при условие че за липсващата информация са налице документи, които я удостоверяват.
Извън горепосочения случай, счетоводен разход се признава и когато първичният счетоводен документ е издаден от лице, което не е предприятие по смисъла на чл. 1, ал. 2 от Закона за счетоводството и в документа липсва част от изискуемата информация по Закона за счетоводството, когато този документ отразява вярно документираната стопанска операция.
Данъчно задължените лица са длъжни да регистрират и отчитат извършените продажби на стоки и услуги чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство по ред, определен с наредба на министъра на финансите, освен когато заплащането се извършва по банков път или чрез прихващане. Липсата на фискална касова бележка от фискално устройство, когато е налице задължение за издаването й, е основание за непризнаване на счетоводен разход за данъчни цели.
Съгласно чл. 26, ал. 1 от Наредбата за командировките в страната, на командирования се заплащат квартирни пари за нощуване в мястото на командировката в размер на действително платеното, установено чрез представения документ на името на командирования, но не повече от утвърдената от командироващия сума за една нощувка.
Не се допуска компенсация между нощувките, когато са на различни цени.
Нощувки не се изплащат когато е ползвана безплатна държавна или обществена квартира, или когато командированият живее в същото населено място, или когато командированият е заболял и е постъпил на лечение в болница.
Видно от разпоредбата на чл.26 ал. 1 от Наредбата за командировките в страната, на командированото лице се признават разходи за квартирни парив размери определените в Заповедта за командировка, на база представен документ. В Наредбата не е конкретизирано и изрично посочено, че този документ следва да е задължително фактура. Издадената разписка от лицето предоставило частната квартира, ако отговаря наизискването на чл.10 ал.3 от ЗКПО, ще е първичният счетоводен документ въз основа, на който ще се признаят разходите за нощувка. Още повече, че „частната квартира” по смисъла на Закона за туризма представлява друго място занастаняване. За да се отчете разход за пътуване и престой на физически лице /нововъведеното понятие за разходи за командировки в ЗКПО/тези разписки следва да се издават на името на командированото лице.
По отношение на консумативните разходи –ел. енергия и водаследва да се има предвид, че квартирните пари включват резервация, легло, утринна закуска, отопление, осветление, баня, такси и данъци и телефон вътрешен. Междуградските и международните разговори, сервиз и възстановени данъци са за сметка на дневните пари. Ако същите са платени от командированото лице и това плащане е включено в издадената разписка или има друга такава, при спазени изискванията начл.10 от ЗКПО, то и тези разходи биха били признати за данъчни цели.
Наличието на фактури за ел. енергия и вода, платени от лицето предоставилочастната квартира доказва размера на разхода, но не и факта, че тази разходи са платени от командированото лице и подлежат на обезщетяването от страна на дружеството.
По втори въпрос: При осъществяване на стопанската си дейност, Вашето дружеството може да встъпва в различни по вид правоотношения. Какви ще бъдат те, ще зависи единствено от волята на страните в тези правоотношения.
В случай, че дружеството сключи договор за наем, с лице за ползване на частна квартира, закомандированите лица няма да са налице разходи за нощувки. В този случайзадружеството ще са налице разходи за наем / външни услуги /. Разходите за наем биха се признали за данъчни цели ако е налице договор за наем, оформен съгласно изискванията наЗакона за задълженията и договорите и са издадени документи, оформени и отчетени съгласно изискванията на Законаза счетоводството ичл.10 от ЗКПО. В случай, че не са спазени изискванията на чл.10 от ЗКПО счетоводните разходи, които не са документално обосновани не се признават за данъчни цели на основание чл. 26, т. 2 от същия закон.
Освен горното на основание чл. 77, ал. 1 от ЗКПО разходите, отчетени в нарушение на счетоводното законодателство, не се признават за данъчни цели в годината на счетоводното им отчитане. Следователно за да бъде признат разходът за данъчни цели, следва да бъдат спазени изискванията на Закона за счетоводство и приложимите счетоводни стандарти /НСФОМСП или МСФО/.
По трети въпрос : Във връзка с питането дали тези разходи биха се тълкували като социални следва да се има предвид определението дадено в §1, т.34 от ДР на ЗКПО, а именно “Социални разходи, предоставени в натура“ са отчетените като разходи социални придобивки по чл. 294 от Кодекса на труда и предоставени по реда и начина, определени от чл. 293 от Кодекса на труда или от ръководството на предприятието. Социалните придобивки трябва да са достъпни за всички работници и служители и за лицата, наети по договор за управление и контрол. Не е налице предоставяне на социални разходи в натура, когато между работодателя или възложителя и лицата по изречение второ са налице парични взаимоотношения под каквато и да е форма по отношение на получените социални придобивки.»
В случая тези разходи ще са достъпни само за командированите лица ипо тази причина не биха попаднали в обхвата на понятието « социални разходи в натура».
Ако счетете, че предоставеният отговоре неизчерпателен следва да имате предвид, че съгласно § 4 от ПЗР на Наредбата за командировките в странатаконтролът по прилагането на наредбата се възлага на Министерството на труда и социалната политика и на Министерството на финансите, които дават указания съобразно своята компетентност, както следва:
1. Министерството на труда и социалната политика:
а) по раздел I. Общи положения;
б) по раздел IV. Дневни пари.
2. Министерството на финансите:
а) по раздел II. Ред за командироване;
б) по раздел III. Пътни пари;
в) по раздел V. Квартирни пари;
г) по раздел VI. Отчетност и контрол.
ДИРЕКТОР НА ДИРЕКЦИЯ „ОУИ” ПЛОВДИВ:
/Г.ТЪРНОВАЛИЙСКИ/