2_50/10.01.2012 г.
ДОПК – чл.38
ЗДДС -чл.114
ЗСч – чл.42, ал.3
ОТНОСТНО: Задължение за съхраняване на счетоводни и други документи
В изложената в писмото Ви фактическа обстановка описвате, че компаниите в структурата на …………… АД имат екологична политика, свързана с грижата за опазване на околната среда и насочена към по-зелена и по-безопасна планета.
Във връзка с това поставяте въпроса може ли да поддържате електронен архив вместо архив на хартиен носител на следните документи:
1.Трудови досиета и документи, свързани с тях;
2.Разплащателни ведомости;
3.Рекапитулации;
4.Уведомления по чл.62, ал.5 от КТ
5.Декларации образец 1 и 6;
6.Молба и заповед за ползване на отпуск;
7.Правилници за вътрешния трудов ред и други правилници, свързани с организация на работата.
Уточнявате също, че електронния архив ще бъде изготвен от сканирани копия на изброените документи и при необходиост документите ще бъдат разпечатвани.
С оглед изложената от Вас фактическа обстановка, предоставената на НАП компетентност и предвид нормативната уредба изразявам следното принципно становище:
Съгласно чл.42, ал.3 от Закона за счетоводството (ЗСч) след записване (пренасяне) на счетоводната информация от хартиен върху магнитен, оптичен или друг технически носител, осигуряващ надеждното й възпроизвеждане, хартиеният носител може да се унищожи.
За целите на данъчно-осигурителния контрол, обаче, е изрично предвиден ред за съхранение.
Съгласно чл.38 и следващите от Данъчно – осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ), в следните срокове:
1. ведомости за заплати – 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители – 5 години.
След изтичането на срока за съхранението им носителите на информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
В нормата на чл.38 няма предвидена възможност, аналогична на тази по ЗСч, за унищожаване на оригинални документи на хартиен носител преди изтичане на законовия срок за съхранението им, ако те са пренесени на технически носител.
Под технически носители на информация в чл.38, ал.2 от ДОПК се има предвид документи издадени в електронен вид.
В тази връзка следва да се има предвид и разпоредбата на чл.114 от Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС), който се явява специален по отношение както на ЗСч, така и на ДОПК, определяща изискванията към фактурите за целите на облагането по този закон.
Съгласно чл.114, ал.6 от ЗДДС издадените фактури могат да бъдат изпращани на хартиен носител или по електронен път. Изпратените по електронен път фактури са фактури, които са създадени на електронен носител и имат качеството на електронно подписан документ по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП).
Съгласно чл.3, ал.1 от ЗЕДЕП „електронен документ” е електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, който дава възможност да бъде възпроизвеждано.
Автентичността на такива документи се гарантира с електронен подпис. Тези документи поначало нямат хартиен носител и затова законодателят е предвидил за гарантиране на тяхното съхранение задължение за съхранение на технически носители. В тези случаи обаче, оригиналът на електронния документ се съдържа само в електронен вид в техническия носител, поради което в чл.38 на ДОПК е предвидено съхранение на документи за целите на данъчно-осигурителния контрол и на технически носител.
Пренасянето на счетоводна информация от хартиен върху магнитен носител, по смисъла на ЗСч. не гарантира автентичността на документа и във всички случаи съхраненият по този начин документ не представлява оригинален документ по смисъла на чл.179 – чл.183 от Гражданския процесуален кодекс (ГПК).
В тази връзка сканирането копие на документ от хартиен носител не може да бъде и официално заверено и съответно да бъде доказана неговата автентичност. Именно гарантирането на автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието на фактурите е задължително условие при съхранението им, съгласно нормата на чл. 114, ал. 6 от ЗДДС.
Изискването за гарантиране на автентичността на произхода и интегритета на съдържанието на съхранените фактури е залегнало и в Директива 2006/112ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност.
Съгласно чл.247, т.2 от същата Директива, за да осигури спазването на условията на чл.246, всяка държава-членка може да изисква фактурите да бъдат съхранявани в оригиналния им вид, в който са били издадени.
В българското данъчно законодателство, с оглед гарантиране автентичността и съдържанието на фактурите и другите документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски, за целите на данъчно-осигурителния контрол, е предвидено задължение за съхраняването им в оригинал, тоест на носителя, на който са издадени в посочените в чл. 38, ал. 1 от ДОПК срокове.
‘