Относно: Признаване на разходи за гориво и смазочни материали, поддръжка и експлоатация на личен автомобил
В Дирекция ОДОП постъпи Ваше запитване с вх. № ……..23.11.2015г., относно прилагането на разпоредби на данъчното законодателство.
Със заповед на Изпълнителния директор на „Н…….“ ЕАД е наредено на Управителя на клон „М……..“ следното: „Считано от сключването на трудов договор от 26.03.2015г. за изпълнението на служебните си задължения, служителят /три имена/ на длъжност финансов контрольор да използва личният си автомобил. Всички разходи свързани с ГСМ /отчетност с „пътна книжка“/ и цялостното техническо обслужване на МПС, да са за сметка на клон „М……….“.
С лицето, посочено в заповедта не е сключен договор за ползване на лично имущество на физическото лице и не е договорено наемно възнаграждение.
Поставени са следните въпроси:
1.Как следва да се отчитат за данъчни цели разходите за гориво и поддръжка и експлоатация на автомобила, и достатъчно основание ли е така издадената заповед за документална обоснованост на извършените разходи?
2.Следва ли взаимоотношенията по повод ползването на лично МПС за служебни цели да бъдат оформени с договор за ползване на личното имущество на физическото лице?
3.Достатъчно основание ли е така издадената заповед, за да бъдат признати извършените разходи на данъчно задълженото лице при положение, че дружеството не ползва нает автомобил по договор за ползване на лично имущество на физическото лице?
4.За покупката на материали и части, и за извършен ремонт на личното МПС, лицето е представило единствено разходнооправдателни документи на основание заповедта. За покупката на гориво и смазочни материали, лицето е представило фискална касова бележка, без попълнени пътни листове и пътна книжка за изминати километри и маршрути.
Как следва да се отчитат извършените разходи и може ли същите да бъдат признати за данъчни цели по смисъла на ЗКПО и ЗСч?
След разглеждане на нормативната уредба, актуална към момента на поставяне на запитването и изложената фактическа обстановка, изразявам следното становище:
Закона за корпоративното подоходно облагане /ЗКПО/ не съдържа конкретен регламент относно правото за ползване на личен автомобил на служител за нуждите на дейността на дадено предприятие. Уреждането на взаимоотношенията между дружеството и собственикът на превозното средство е предмет на закони, различни от данъчните.
Нормите на ЗКПО определят кои счетоводни разходи и приходи се признават във връзка с извършваната дейност от дадено предприятие. Признаването на счетоводни разходи за целите на данъчното облагане с корпоративен данък се определя от това дали тези разходи се правят с оглед изпълнението на дейността на предприятието, доколко същите са документално обосновани и в зависимост от това в какви договорни взаимоотношения се намира юридическото лице във връзка с ползването на превозното средство.
Съгласно чл. 16, ал. 2, т. 2 от ЗКПО, когато взаимоотоншенията между страните са уредени като заем за послужване или друго безвъзмездно предоставяне за ползване на материални или нематериални блага, се смята, че е налице отклонение от данъчно облагане. Разпоредбата на чл. 16, ал. 1 от закона определя, че когато една или повече сделки са сключени при условия, чието изпълнение води до отклонение от данъчно облагане, данъчният финансов резултат се определя, без да се вземат под внимание тези сделки, някои техни условия или тяхната правна форма, а се взема под внимание данъчният финансов резултат, който би се получил при извършване на обичайна сделка от съответния вид по пазарни цени и насочена към постигане на същия икономически резултат, но която не води до отклонение от данъчно облагане.
За да не попаднат в хипотезата на отклонение от данъчно облагане дружеството /чл. 16 от ЗКПО/ и физическото лице, назначено по трудов договор /чл. 77 от ЗДДФЛ/, следва да оформят отношенията си във връзка с ползването на личното превозно средство при спазване на изискванията на данъчния закон, като определят цена на наем. Същата следва да е пазарната цена по смисъла на § 1, т. 14 от допълнителните разпоредби на ЗКПО и Наредба Н-9/14.08.2006г. за реда и начина за прилагане на методите за определяне на пазарните цени, издадена от Министерството на финансите. Така в дружеството ще се отчитат разходи за експлоатация /гориво и смазочни материали/, а физическото лице, което притежава превозното средство ще получава доход от наем. Получателят на дохода от наем за ползване на превозното средство ще бъде задължен след изтичане на календарната година да подаде годишна данъчна декларация, да определи и внесе дължимия данък върху дохода на физическото лице.
Като присъщи за дейността на дружеството могат да бъдат признати единствено експлоатационните разходи – гориво и смазочни материали, и то само при наличие на определени условия.
За да бъдат признати разходите, свързани с експлоатацията на превозното средство, следва да бъде доказано реалното им използване за дейността на дружеството. Документирането и отчитането на транспортните разходи следва да се извършва при стриктно спазване на Закона за счетоводството /ЗСч/ и приложимия счетоводен стандарт /СС/ 2 „Отчитане на стоково-материалните запаси”.
Основен счетоводен принцип е документалната обоснованост на стопанските операции /чл. 4, ал. 3 от ЗСч/, който в този случай се обвързва с видовете документи, опосредстващи отчитането на експлоатационните разходи.
Съгласно чл. 10, ал. 1 от ЗКПО счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на ЗСч, отразяващ вярно стопанската операция. Законът изисква и наличие на фискална касова бележка от фискално устройство, /фискален бон/ или чрез издаване на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност /системен бон/ по ред, определен с наредба на министъра на финансите, освен когато заплащането се извършва по банков път или чрез прихващане. Липсата на фискална касова бележка от фискално устройство или на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност, когато е налице задължение за издаването им, е основание за непризнаване на счетоводен разход за данъчни цели /чл. 10, ал. 4 от ЗКПО/.
Наличието на първичен счетоводен документ е задължително условие за доказване покупката на горива и смазочни материали. При липсата на такъв документ за придобиване, на практика е невъзможно последващо доказване на изразходването /пътен лист или пътна книжка/, респективно – на отчитането и признаването на експлоатационни разходи.
Предвид горното се налага извод, че разходите за гориво на превозно средство не се регулират за данъчни цели, само ако са спазени изискванията на нормативните актове за документална обоснованост и пътуване във връзка с дейността /заповед и/или договор; фактури, фискални бонове; пътни листове/пътна книжка; вътрешни документи свързани с поставените задачи, отчети на изпълнението им и други съобразно дейността на дружеството/.
Следва да се има предвид, че ако се установи нарушение на горецитираните изисквания, то с отчетените разходи ще се увеличи финансовия резултат при данъчното му преобразуване на основание чл. 26, т. 2 от ЗКПО – разходи, които не са документално обосновани по смисъла на този закон и/или чл. 26, т. 1 от закона – разходи, несвързани с дейността, ако служителят не може да докаже, че пътуването е във връзка с дейността.
По отношение на разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация /определение – §1, т. 39 от ДР на ЗКПО/, следва да се има предвид, че когато дружеството ползва личен на служителя автомобил разходите за поддръжка и ремонт /с изключение на дребните поправки, отнасящи се до повреди, които се дължат на обикновено потребление, визирани в чл. 231 от Закона за задълженията и договорите/ не са данъчно признати като присъщи за дейността. При включване на такива в счетоводния финансов резултат се извършва увеличение по реда на чл. 26, т. 1 от ЗКПО – не се признават за данъчни цели счетоводните разходи, несвързани с дейността.
Данъчното третиране на разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на лекия автомобил по горепосочения ред не се прилага по отношение на отчетените разходи за командировки, в т.ч. и пътни, които попадат в хипотезата на чл. 33 от ЗКПО.
Съгласно чл. 33, ал. 1, т. 1 от ЗКПО разходите за пътуване и престой на физически лица, които са в трудови правоотношения с данъчно задълженото лице се признават за данъчни цели, когато пътуването и престоят са извършени във връзка с дейността му.
Разходите за пътуване и престой следва да бъдат документално доказани в съответствие с изискванията за документална обоснованост, регламентирани в чл. 10 от ЗКПО. Едновременно с това, за да бъдат данъчно признати, същите следва да са извършени и документирани в съответствие с изискванията на Наредбата за командировките в страната.
Предвид гореизложеното, за дружеството не съществува нормативно ограничение да ползва под наем превозно средство /личен лек автомобил/ съобразно нуждите на извършваната дейност, при спазване на посочените нормативни разпоредби.
При несъобразяване с изискванията на посочените норми от материалния закон, липсата на документална обоснованост или определяне на разходите като несвързани с дейността, данъчното третиране следва да се съобрази с прилагането на чл. 26, т. 1 и/или т. 2 от ЗКПО в зависимост от конкретната фактическа обстановка.