ОТНОСНО: Признаване по ЗКПО на разходи за рекламни услуги при отсъствие на хартиен документ
В Дирекция „Обжалване и данъчно осигурителна практика“ …. е постъпило Ваше писмено запитване с вх. № 96-00-246/03.10.2019 г., в което е описана следната фактическа обстановка:
Дейността на представляваното от вас дружество е рекламни услуги по Интернет с компании от ЕС и трети страни. Дружеството ползва услуги (поддръжка на сайт, домейн, реклами) от фирми, които не издават фактури, а само платежни документи като квитанции или разписки. Тези услуги се извършват от Интернет доставчици, които нямат опция в сайта за издаване на фактура. Същите се заплащат по банка – те са разход за фирмата и въз основа на тези разписки фирмата издава протокол по чл. 117 от ЗДДС.
Поставен е въпрос: Как ще се третират по ЗКПО така направени разходи без издадена фактура, дали ще се признаят като данъчно признат разход за дружеството? Дружеството е приложило към запитването копия на два документа – квитанции.
Съобразно нормативната уредба, действаща към момента и фактическата обстановка, изложена в него, изразявам следното принципно становище:
Предприятията осъществяват счетоводството на основата на документалната обоснованост на стопанските операции и факти, и при съобразяване със основните счетоводни принципи, като спазват изискванията за съставянето на документите съгласно действащото законодателство.
Съгласно чл. 10, ал. 1 от ЗКПО, счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството (ЗСч), отразяващ вярно стопанската операция, като вида на издадения първичен счетоводен документ не е конкретизиран. Законът изисква и наличие на фискална касова бележка от фискално устройство (фискален бон), освен когато заплащането се извършва по банков път или чрез прихващане.
За да бъдат признати разходите, следва да бъде доказано реалното им използване за дейността на дружеството. Документирането и отчитането на разходите следва да се извършва при стриктно спазване на Закона за счетоводството и приложимите национални счетоводни стандарти.
Предприятията осъществяват текущото счетоводно отчитане на основата на документална обоснованост на стопански операции и факти при спазване на изискванията за съставяне на документи по ЗСч (чл. 3, ал. 3 от ЗСч., в сила от 01.01.16г.). Счетоводният документ е хартиен или технически носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър.
Счетоводните документи се съставят при спазване на разпоредбите и изискванията, предвидени в ЗСч, а данъчните документи в съответствие с изискванията на чл. 114 и чл. 115 от ЗДДС. Реквизитите на първичния счетоводен документ са посочени в чл. 6 от ЗСч, като Ви обръщам внимание, че същите не са изчерпателни. В текста на разпоредбата е посочено, че първичният счетоводен документ, адресиран към външен получател, съдържа най-малко информацията изброена в чл. 6, ал. 1, т. 1 до т. 4 от ЗСч. Видно от цитираните разпоредби наименованието и формата на счетоводните документи не е регламентирана изрично в нормативната уредба на счетоводния закон. Изискването на разпоредбите на ал. 1 и ал. 3 на чл. 6 от ЗСч е относимо към съдържанието на минималната задължителна информация в документа, която следва да бъде посочена.
Първичният счетоводен документ е носител на информация за регистрирана за първи път стопанска операция (чл. 4, ал. 2 от ЗСч). Счетоводен документ по чл. 4, ал. 1 от ЗСч може да е електронен документ, който съдържа информацията, изисквана по същия закон, издаден и получен в какъвто и да е електронен формат при спазване на изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП).
Двата цитирани дотук закона има териториален обхват на действие и техните разпоредби са задължителни в случаите, в които съставител на документите са български предприятия, но не и за тези, които са извън територията на страната. Това обаче не отменя необходимостта от наличието на първичен документ, доказващ ползването на съответната услуга, който да съдържа достатъчно информация за наименованието на документа, идентификатори на фирмата, съставител на документа, предмета на покупката, количество, единична цена, обща стойност и др.
За данъчни цели признаването на разходите се основава на документалната им обоснованост. Съгласно чл. 10, ал. 2 от ЗКПО, документална обоснованост на стопанската операция е налице и при условие, че липсващата информация по ЗСч може да се подкрепи с други документи, които я удостоверяват.
Действащата към момента нормативна уредба не конкретизира вид, форма и наименование на първичния счетоводен документ, но изисква той да отразява вярно стопанската операция, т.е. тя да е действителна. Освен първичният документ, издаден от фирмата – доставчик на услуги по закупуване на стоки, която трябва да отразява вярно документираните разходи, е необходимо да има и други документи, които да удостоверяват по несъмнен начин същността, структурата и стойността (себестойността) на разходите, направени от доставчика във връзка с извършваните услуги и насочени към българското дружество.
Предвид изложеното, и във връзка с така поставения въпрос, изискванията за документалната обоснованост с посочените документи, ще бъдат изпълнени ако документите отговарят на изискванията на ЗСч, респективно за електронния документ на изискванията на ЗЕДЕП, съдържат необходимата информация за протеклата стопанска операция и този документ отразява вярно документираната стопанска операция.
В контекста на коментираното дотук считаме, че осчетоводените разходи, биха могли да бъдат признати за данъчни цели. Съгласно ал. 5 на чл. 6 от Закона за Счетоводството документална обоснованост е налице, когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата информация по ал. 1 и 3, но за нея има документи, които я удостоверяват. Като се вземе предвид тази разпоредба за доказване на липсващата информация в първичните счетоводни документи е необходимо да бъдат приложени сключени договори с чуждестранните контрагенти, разменена кореспонденция, общи условия на сайтовете и други документи, които да удостоверяват извършване на услугата. Ако не бъдат предоставени или липсват такива документи, които в своята съвкупност да изпълняват изискванията, предвидени в ЗСч и ЗКПО, при начисляването на подобен род разходи, същите няма да се считат за документално обосновани и няма да бъдат признати за данъчни цели.
Тъй като към запитването са представени копия на документи, които не са преведени на български език не бихме могли да коментираме съдържанието им. Във връзка със счетоводното отразяване на възникнали стопански операции дружеството следва да се съобрази с разпоредбата на чл. 5, ал. 2 от ЗСч. Съгласно тази норма от счетоводния закон, счетоводните документи, които постъпват в предприятието на чужд език, се придружават с превод на български език на съдържанието на отразените в тях стопански операции.
Следва да имате предвид, че законосъобразното отразяване на счетоводните разходи в отчета за дейността на дружеството подлежи на последващ данъчен контрол по смисъла на чл. 110 от ДОПК чрез извършване на ревизии и проверки от органите по приходите. Съгласно чл. 51 от ДОПК, в правомощията на органа по приходите е да преценява вписванията в счетоводните книги според тяхната редовност в съответствие с изискванията на ЗСч.
С оглед на всички обстоятелства, в тяхната цялост, установени в хода на производството, проверяващите органи ще преценяват разходите за данъчни цели от гледна точка на изискванията на ЗКПО по отношение на размер, състав и необходимост от извършването им. Счетоводни разходи, които не са документално обосновани или пък не са относими към дейността на българското дружество по смисъла на ЗКПО и ЗСч, не се признават за данъчни цели и с тях се извършва увеличение на счетоводния финансов резултат по реда на чл. 26, т. 1 и/или т. 2 от ЗКПО.